文档管理

【文档管理】

　　管理工程项目的所有文档资料，可分配用户查看文档权限，借阅文档资料。

　　文档资料的整理与归档是项目管理过程中一项重要的工作，建设工程资料记载了建设工程活动全过程的重要内容，是企业档案的重要组成部分。也是工程建设过程的重要指导文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建、和扩建的原始依据。因此，做好工程文档处理相当重要。功能如下：

　　(1)根据管理需要自行将档案分目录或分项目进行管理，方便对档案资料进行修改。新增文档文件有两种方式：

　　第一种：在窗口左侧选择它的文档目录，在窗口右侧点击[新增]按钮，然后选择新建的文件，点击[导入]，即可导入一个文件，如下图所示，

　　在提交文档资料时，可以输入文档编号，文档名称，关键字，文档关联项目，文档的登记数量等信息，也可以根据情况在线提交审批流程，如下图所示，

　　第二种：为了提高效率，您也可以将经常使用的文档格式编辑到“模板”中，点击“模板维护”按钮，可以维护好常用文件模板。在窗口左侧选择它的文档目录，在窗口右侧点击“新建”按钮，然后选择新建的文件，点击“编辑”按钮，打开“模板列表”窗口，选择一个模板，打开模板后编辑文档后保存即可。如下图所示，

　　(2)文档目录和目录授权

　　左侧文档目录，可以通过右击鼠标[新增目录]和[新增子级目录]，如下图所示，

　　在建立好的目录上右击鼠标，可以进行[目录授权]和[设置管理员]操作，上图中可体现出来。[目录授权]可以把该目录下所有的文档授权给某个用户或多个用户，如下图所示，

　　可以分别授予查看或修改权限，同时也可以选择将权限应用到子级目录下。

　　(3)单文档授权，除目录授权方式外，还可以对单个文档授权，如下图所示

　　总结：目录授权、管理员和单文档授权，满足其一就可以查看文档授权。

　　(4)【文档借阅单】：【文档借阅单】用于对文档管理中登记文档资料的借出单据，如下图所示。

　　(5)【文档归还单】：【文档归还单】用于对文档管理中登记文档资料的归还单据，如下图所示，

　　【文档归还单】中可以直接选择【文档借阅单】，实现之前借阅单信息的快速调入，保存后即可实现文档归还。

　　(6)【文档检索】：通过强大的资料检索功能，方便的查找所需要的资料文件。可以按照项目进行检索，也可以按照自定义检索，自定义检索中可以根据文档编号、文档名称、关键字、备注、文档类型或所有者进行多功能检索，如下图所示。