中国水利水电第十工程局有限公司对工程项目管理软件的应用
一、案例背景
中国水利水电第十工程局有限公司安徽交控东流新材料有限公司(以下简称安徽交控东流)成立于2022年11月24日，注册地位于安徽省池州市东至县东流镇印象东流大酒店，法定代表人为唐军。经营范围包括一般项目：新型建筑材料制造(不含危险化学品);以自有资金从事投资活动;非金属矿及制品销售;建筑材料销售;土地整治服务(除许可业务外，可自主依法经营法律法规非禁止或限制的项目)许可项目：非煤矿山矿产资源开采;河道采砂;矿产资源勘查;道路货物运输(不含危险货物);公共铁路运输
二、业务背景
自公司成立起，随着业务规模的逐渐扩大，业务数据越来越多，原先采用人工记账的方式去梳理项目成本、采购、进度等方面的事宜表现的越来越困难，所获得数据精确性欠缺，且。在人员管理上，生产、营销、财务、成本、仓库等各部门人员协调繁复，经常容易出现各种的错误，并以此影响效率。在流程管理上，存在业务流程多、审批流程长、线下审批不及时、人工操作易出错等问题。在数据汇总和呈现上，业务、销售、生产、仓库等多种表格杂乱，数据不互通，老板无法看到企业实时的生产运行情况，历史数据查询也比较困难。在数据存储上，传统Excel或者自建系统数据无备份，存在硬件损坏、黑客攻击等风险。
针对上述问题，公司针对这些问题内部采取了许多尝试，但始终没有达到理想中的效果。最终，公司决定引入工程项目管理软件来解决上述管理问题。
三、解决方案
公司对业务流程进行了梳理，希望搭建出一个能一站式解决智慧材料、入库、付款、报销等管理问题的业务流，包含：
1、材料管理：项目立项后先录入计划清单，现场需要材料时，由项目部提交采购申请，再由采购部门负责采购下单。
2、库存管理：施工项目采取零库存模式，入库即出库，所以我们只做了入库。在上述材料管理当中，我们已经完成了采购申请和下单，入库时关联采购单即可自动关联采购清单，如果现场到货材料数量或者品类有调整，系统设置了相关权限可以进行修改。我们知道，施工企业主要是人材机的管控，劳务和机械我们也在这个模块中实现，由于目前我司并未要求对劳务和机械进行计划，所以前期并不用像材料一样进行计划录入。
3、付款和报销管理：根据项目实际入库情况进行人材机的报销。
4、项目看板：通过聚合表格进行数据处理、汇总，用户就可以看到实时项目的运营情况，包括项目的实时成本、应付款、应收款、利润等数据。
场景一：项目材料管理
痛点：
公司在使用金石工程项目管理软件之前，对项目的现场材料管理没用很好的抓手，无法实时统计材料损耗情况，引发巨大浪费。
解决过程：
设计了材料管理模块，在项目立项之初，我们就将初始清单导入系统，并为每一项材料设置了一个合理的、可以接受的损耗值，当在这个损耗范围之内，项目上可以进行采购，一旦超过，通过表单校验，就限制采购申请的提交，如果需要增补，那必须提交变更申请，并附上合理的理由。这就是从工具上去辅助项目成本管理计划的实施，并反过来去影响、优化项目管理进程的一个很好的例子。
价值：
在使用了项目材料管理模块后，公司项目材料损耗率均控制在5%以内，仅2024年上半年，材料损耗节约成本就在100万左右。
场景二：项目入库管理
痛点：
在项目现场的人材机入库管理上，由于项目材料种类繁多，人工统计困难重重，采购入库量与计划量需要人工比对，一旦采购材料与计划清单材料不符，会造成浪费与工期延误。
解决过程：
通过数据关联，将入库材料与计划清单相关联，也就是说，只有计划或者变更中提过的材料才可以入库，在入库的时候，每种材料也能自动显示总需求量以及累计入库量，这很好的解决了上述的三大痛点。
价值：
上线了该模块后，企业的入库效率大幅提升，原先入库单据由项目成员邮寄到公司，再由采购部统一入库，往往时间上要超过一个月。有了这个模块，系统平均入库时间缩短为5个工作日左右，大大提高了数据的实效性。
场景三：项目付款与报销管理
痛点：
在项目的付款和报销管理上，原先只能做一些简单的核对，仅仅核对项目归属、付款金额等信息是否符合实际情况，无法关联到入库单，供应商的应付款应收款等数据都要去财务和成本部门核对纸质单据，时间成本和管理成本比较高。
解决过程：
所有项目直接费用，公司均要求入库后才能付款。利用关联数据字段，我们每一笔付款都关联入库单，通过聚合表和数据工厂，我们可以看到每一笔入库实时的成本、应付款等数据，配合仪表盘的使用，我们可以按照供应商、项目、日期等多个维度进行项目数据统计。在付款的时候，公司也关联了入库信息，真正做到了全流程的管控，通过关联数据选择相应的供货单，配合聚合表使用，在付款申请上面就能看到入库单金额、本单累计付款金额和剩余应付款金额等数据。
价值：
上线了该模块后，公司付款效率大幅提升，原先付款时财务、采购需要将每一个纸质进行核对，往往一张单子审核需要一周以上。有了这个模块，付款平均审核时间缩短为2个工作日左右，大大提高了数据的实效性，同时每月至少节约3人/天的工作量。
场景四：项目看板
痛点：
公司认为原先的管理对项目实时情况了解不够，运营数据不实时、人工统计成本高且存在出错风险、数据安全也没有保证。
解决过程：
利用金石工程项目管理软件的仪表盘、聚合表、数据工厂等工具，可以将公司运营数据实时展现出来。
价值：
上线了该模块后，数据实时性和准确性大幅提高，从每月报表转换为实时经营情况分析，节省人工成本不计其数。
场景五：项目月度付款计划
痛点：
公司原先每月对于付款进度、金额等每月数据支撑，由此带来了如下痛点问题
1、部门沟通多且杂，效率不高;
2、付款计划无法关联实时产值不准确;
3、对于各项目财务状况分析，耗费大量人力。
解决过程：
通过跨表单的mapx函数，在提交付款计划的时候，可以直接计算出项目的实时产值、已付款情况和应付款情况，大大提高了效率和准确性;通过部门会签，也省去了跨部门多次确认的繁琐。
价值：
上线了该模块后，付款计划效率大幅提升，原先付款计划需要各部门经理共同开会确认，目前大大提高了效率和数据的准确、实效性，同时每月至少节约财务1人/天的工作量以及各部门经理1天的工作量。
四、项目心得
在项目管理系统的搭建过程中，不是一蹴而就的，公司以现场管理为切入点，逐步推进整个系统的搭建，目前已经形成了以项目人材机管理为核心;项目成本、采购和财务为辅助的项目管理系统。并逐步搭建外围的人事、绩效、招投标、施工日志等应用，实现1+x的应用矩阵，为我司业务保驾护航。在这个过程中，产生了很多思考：
信息化建设需要做好规划
一步一个脚印，只有每个阶段要实现的功能都列好计划逐一实施，环环相扣，后面的工作才不至于出现返工、修补等事宜。我司在项目管理系统立项之初，便确立了抓大放小，逐步完善的八字方针，主要针对公司关心的主材进行管控，逐步将其他功能添加进来，避免了一上来功能过于臃肿造成员工不适应的情况。
信息化建设是一把手工程
只有老板大力支持并不断的推进，整个项目才能顺利实施。笔者经历过许多ERP、OA等系统的建设工作，成功的实施无一没有老板的大力支持。因为系统短期内是会增加员工的学习成本，只有把企业利益放在第一位，才能看到信息化系统给企业带来的长效利益。
信息化建设需要业务部门深入参与
只有IT部门参与的信息化建设，永远是跟实际业务脱节的，只有业务部门不断地反馈，IT部门才能不停的迭代优化，满足业务部门的实际需求
